Lista gości weselnych jest pierwszą decyzją, która przelicza się bezpośrednio na pieniądze. W Warszawie każde dziesięć osób to kilka tysięcy złotych różnicy w samym cateringu, nie licząc większej sali i dodatkowego stołu z dekoracją. Dlatego tę listę zamyka się przed rezerwacją lokalu, a nie po.
Metoda trzech kręgów
Zamiast wypisywać wszystkich naraz, rozdziel osoby na trzy grupy i dopiero potem decyduj, gdzie postawić granicę.
| Krąg | Kto | Decyzja |
|---|---|---|
| Pierwszy | rodzice, rodzeństwo, dziadkowie, świadkowie, najbliżsi przyjaciele | zaproszenie bezwarunkowe |
| Drugi | ciotki i wujowie, kuzyni, przyjaciele, z którymi macie kontakt co miesiąc | tu wypada realna granica budżetu |
| Trzeci | znajomi z pracy, dalsza rodzina, osoby widziane raz w roku | zapraszasz, jeśli po drugim kręgu zostało miejsce |
Ta kolejność ma jedną zaletę: gdy trzeba skrócić listę, wiadomo od czego zacząć i nikt nie musi wybierać między dwiema osobami z tej samej grupy.
Rozmowa z rodzicami
Najczęstszy konflikt przy liście nie dotyczy konkretnych nazwisk, a tego, kto ma prawo je dodawać. Ustalcie limit liczbowy na starcie, osobno dla każdej strony, i traktujcie go jak budżet, a nie jak sugestię. Zdanie „macie dwadzieścia miejsc, dysponujcie nimi jak chcecie” kończy dyskusję szybciej niż negocjowanie każdej osoby osobno. Jeśli rodzice dokładają się finansowo, warto powiedzieć wprost, ile kosztuje jedno miejsce, bo to zmienia charakter rozmowy.
Osoby towarzyszące i dzieci
- Pary. Osoby w stałym związku zaprasza się razem, także wtedy, gdy partnera nie znacie. Wyjątek robi się przy weselach bardzo kameralnych i mówi się o tym wprost przy zaproszeniu.
- Osoby samotne z prawem do towarzysza. Decyzja kosztowa. Jeśli dajesz taką możliwość, zapisz to na zaproszeniu, bo inaczej część osób przyjedzie z kimś, kogo nie ma na liście.
- Dzieci. Trzy opcje: wszystkie, żadne albo tylko rodzinne. Każda jest w porządku, o ile jest komunikowana konsekwentnie. Przy weselach z dziećmi doliczcie opiekę albo osobny kąt z zabawami.
Ile osób nie przyjedzie
Realny odsetek rezygnacji to od dziesięciu do piętnastu procent zaproszonych, przy gościach z innych miast bywa wyższy. Przy stu zaproszonych oznacza to zwykle osiemdziesiąt pięć do dziewięćdziesięciu obecnych. Nie planujcie jednak sali na dziewięćdziesiąt osób, licząc na rezygnacje, bo część lokali rozlicza minimum osobowe niezależnie od faktycznej frekwencji. Bezpieczniej zaplanować na liczbę potwierdzonych i mieć bufor kilku miejsc.
Kolejność, która oszczędza nerwy
- Ustalcie budżet na osobę, dopiero potem liczbę gości. Nie odwrotnie.
- Wypiszcie trzy kręgi osobno, każda strona swoje.
- Ustalcie limity dla rodziców przed pokazaniem im listy.
- Zamknijcie listę przed rezerwacją sali, bo od niej zależy wybór lokalu, nie na odwrót.
- Wyślijcie zaproszenia z terminem potwierdzenia ustawionym na miesiąc przed datą, którą lokal wskazał jako ostateczną.
Ostatni punkt bywa pomijany, a to on decyduje o tym, czy będziecie dopytywać dwadzieścia osób telefonicznie w tygodniu, w którym macie próbę i przymiarkę.
